Conforme pasan los años en los que una empresa va desarrollando su actividad, se van acumulando irremediablemente miles de papeles en nuestros archivos. Esto hace que en algún momento se nos quede pequeño y nos planteemos si debemos seguir conservándolos. En algún caso, incluso, nos planteamos si podemos conservarlos digitalmente, ya que hoy en día la mayor parte de las empresas cuentan con soluciones de almacenamiento en la nube, sistemas de almacenamiento propios como NAS, y copias de seguridad localizadas y deslocalizadas que hace más seguro este tipo de almacenamiento que el clásico archivo de papel. ¿Pero la solución de almacenamiento digital es válida para la Agencia Tributaria?

Hay documentos como los notariales, las variaciones censales, las actas de inspección, los contratos mercantiles, los libros de contabilidad, y las cuentas anuales firmadas, que se deben conservar durante toda la vida del negocio. No ocurre lo mismo con nuestros albaranes y facturas, que sirven de soporte a nuestras declaraciones de impuestos.

Veamos por tanto, cuánto tiempo debemos conservar esta documentación, y si podemos hacerlo digitalmente.

Tiempo de obligación de conservar las facturas

A pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años desde la fecha de presentación del impuesto, según establece el Código de Comercio, se deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

Excepciones a tener en cuenta:

  • Las facturas de inmovilizado se deben conservar durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de amortizaciónmás los 4 años de prescripción fiscal.
  • Impuesto de Sociedades, compensación de bases imponibles negativas: la documentación deberá conservarse  durante el plazo que medie desde que se genera dicha base negativa, hasta que ésta sea compensada en su totalidad más los 4 años de prescripción del ejercicio. Teniendo en cuenta además, que:
    • La  Administración cuenta con un plazo máximo de 10 años para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación y
    • No existe límite temporal para compensar dichas bases negativas.

¿Se pueden guardar las facturas electrónicamente?

Aquí lo que nos dice la Agencia Tributaria es que los documentos se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación, la integridad de su contenido y legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Por lo tanto, no existe obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas.

 Consideraciones a tener en cuenta para digitalizar las facturas:

  • No sirve que simplemente las escaneemos, estas sólo serán válidas y aceptadas por la administración, si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria, de manera que la empresa garantice al inspector que la copia digital es exacta al original.

¿Debemos conservar los albaranes?

Se deben conservar desde el momento en el que en una factura se hace mención a un albarán, por ejemplo que la línea de la factura diga que estamos facturando el albarán “X”, por importe de “X”. Estos se deben conservar grapados o anexados, según se conserven físicamente o digitalmente.

Sin embargo, si en las facturas se detalla la información de cada una de las operaciones recogidas en los albaranes, ya sí es posible deshacernos de ellos, puesto que la información recogida en los albaranes ya se encuentra contenida en la propia factura.

Dicho todo lo anterior, os deseo que no tengáis que recurrir a ello más que para vuestras propias consultas, de no ser así, ya sabéis lo que significa…, que tendréis que buscar ayuda ante una inspección, y quién mejor que CE Consulting Empresarial para ayudaros.

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2 comentarios

    1. Buenos días,

      La normativa vigente en protección de datos establece los principios de limitación del plazo de conservación y calidad de los datos, en virtud de los cuales, los datos de carácter personal deben ser suprimidos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados inicialmente.

      No obstante, la excepción a este principio se produce cuando los datos se pretenden conservar para el ejercicio de determinadas acciones legales, defensa de intereses legítimos o para el cumplimiento de algunas obligaciones legales. Estos plazos no son simplemente los de prescripción de las infracciones recogidas en el RGPD y LOPDGDD, sino que en función de la actividad o actividades desarrolladas por la organización hay que observar diferentes plazos de conservación. Algunos pueden ser aplicados a cualquier actividad, como pueden ser los referidos a la documentación generada en las relaciones laborales, o comerciales.

      Una vez que los datos dejen de ser necesarios para el tratamiento en cuestión, estos se mantendrán debidamente bloqueados para, en su caso, ponerlos a disposición de las Administraciones y Organismos Públicas competentes, Jueces y Tribunales o el Ministerio Fiscal, de acuerdo al durante el plazo de prescripción de las acciones (abajo indicadas) que pudieran derivarse de la relación mantenida con el interesado (empleado, cliente, proveedor, etc.), y/o los plazos de conservación previstos legalmente.

      Materia: Contable y mercantil. Conservación
      Prescripción: 6 años
      Normativa: Art. 30 CCom

      Materia: Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias
      Prescripción: 4 años
      Normativa: Art. 66 Ley 58/2003

      Materia: Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación
      Prescripción: 10 años
      Normativa: Art. 66 bis Ley 58/2003

      Materia: Laboral. Infracciones
      Prescripción: 3 años
      Normativa: Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000

      Materia: Seguridad Social. Infracciones
      Prescripción: 4 años
      Normativa: Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000

      Materia: Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones
      Prescripción: 5 años
      Normativa: Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000

      Materia: Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, LPBC
      Prescripción: 10 años
      Normativa: Art. 131 Ley Orgánica 10/1995

      Ejemplos:

      En relación al trabajador: las nóminas prescriben pasados doce meses, que es el tiempo máximo que tiene el trabajador para reclamar una cantidad.

      En relación a la Agencia Tributaria: el plazo de prescripción de todos los documentos, incluidas las nóminas, es de cuatro años, desde el momento en que se presenta el impuesto.

      En relación a la Seguridad Social: las nóminas y los boletines de cotización a la Seguridad deben guardarse durante un periodo mínimo de cinco años para permitir las comprobaciones oportunas.

      En relación a la contabilidad: Las nóminas son un justificante de gasto, por lo que deberán conservarse durante seis años, según el Código de Comercio.

      Un saludo.

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