Muchas empresas no saben cómo aplicarlas dietas de los trabajadores en la nómina o lo hacen de forma incorrecta. Además, al ser usadas en ocasiones como medida para aumentar el salario neto de los trabajadores, Hacienda y la Seguridad Social son muy exigente a la hora de su comprobación.

Los viajes son uno de los conceptos que se incluyen en las dietas de los trabajadores

Por eso, en este artículo queremos centrarnos en este elemento salarial para explicaros:

  • En qué consisten las dietas en nómina
  • Cómo regulan las Administraciones las dietas de los trabajadores
  • Formas de justificar dichas dietas y quién debe hacerlo
  • Comprobación de las dietas por la Seguridad Social.

Así que empecemos por definir las dietas de los trabajadores en nómina.

¿En qué consiste las dietas de los trabajadores?

Las dietas de los trabajadores son percepciones económicas extrasalariales, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular. Tienen como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento fuera del centro de trabajo.

En el caso de la dieta, lo que se requiere para que exista es un gasto a compensar. Este gasto debe ser que el trabajador se vea en la necesidad de realizar sus comidas o pernoctar en un municipio distinto al lugar de trabajo. Por tanto, esta necesidad desaparecería si el lugar al que se desplazase, siendo distinto del habitual de trabajo, coincidiese, no obstante, con el municipio de residencia.

¿Cómo regulan las administraciones las dietas de los trabajadores?

Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria establece lo siguiente para la regulación de las dietas de los trabajadores, exceptuando de gravamen:

1.- Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de su centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

2.- Las dietas destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia:

2.1. Al penoctar en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

– Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.

– Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

2.2 Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

Tesorería General de la Seguridad Social

Para las dietas de los trabajadores, únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

  1. Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto. Cuando utilice medios de transporte público y siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
  2. Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador, no comprendidos en el apartado anterior, que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto. Así como gastos normales de manutención y estancia, generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.

¿Cómo podemos justificar estas dietas?

Como hemos comentado, los gastos de estancia no tienen limitación legal, debiendo solo acreditarse el gasto con factura o documento equivalente. Sin embargo, hay que tener en cuenta estos aspectos:

  • Junto con la factura, siempre hay que acreditar el día, el lugar y el motivo de desplazamiento. De esta forma, podrás demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada.
  • En caso de superar los límites fijados, habrá que declarar esos excesos.

¿De quién es la obligación de justificar las dietas de los trabajadores de cara a Hacienda?

La última resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central ha establecido que son el trabajador y la empresa quienes tienen que repartirse esa carga probatoria. Es decir:

Transporte público y alojamiento

El trabajador sólo debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento soportados que la empresa le haya compensado. Para ello, deberá conservar los justificantes de dichos gastos.

Kilometraje y manutención

La empresa, por su parte, debe justificar los gastos de kilometraje y manutención, acreditando el día y lugar en que se han producido.

Motivos laborales

Asimismo, la empresa debe acreditar que todos los desplazamientos que han dado lugar a las dietas se han realizado por motivos laborables.

¿Cómo comprueba la Seguridad Social las dietas de los trabajadores?

Los empresarios deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas.

En el siguiente cuadro se puede resumir la regulación en ambas administraciones:

Tabla con las distintas dietas de los trabajadores

Si tienes cualquier duda sobre cómo aplicar las dietas de los trabajadores en la nómina, déjanos un comentario y uno de nuestros asesores laborales te responderá. Y si necesitas asesoramiento laboral para tu empresa, contacta con nosotros en este enlace y te informaremos de todos los servicios que CE Consulting Empresarial puede ofrecerte.

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2 comentarios

  1. Buenos días :
    A la hora de pagar dietas a los empleados ( en este caso pagamos 10€ diarios en concepto de comidas ya que no pernoctan )
    Si tengo factura de todas las comidas , le tengo que meter en nómina las dietas del mes? O por el contrario puedo hacerlo un ingreso poniendo en concepto a que se debe y así no tributa?

    Gracias de antemano

    1. Hola Estefanía,

      Si le realizas un pago en concepto de dietas al trabajador, este debe figurar en la nómina independientemente de que esté exento de tributación, ya que en la nómina deben aparecer todos los conceptos retribuidos abonados al trabajador. Así se puede justificar el pago al trabajador ante una posible reclamación de cantidad, y ante una inspección tenéis la justificación de la factura.

      Esperamos haber resulto tu duda.

      Un saludo.

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