Vivimos en tiempos apasionantes de cambios, donde el exponencial aumento de información que llega a las empresas puede redundar en grandes beneficios para clientes, socios, proveedores y la propia compañía. Sin embargo, manejar, procesar y extraer el valor de toda esa información es uno de los grandes retos a los que hay que dar respuesta. ¿Conoces los beneficios que puede aportar a tu organización un sistema de gestión documental eficiente?

Montón de papeles Enterprise Content Management

La gestión documental se ha convertido en un área fundamental para el éxito del negocio, ya que la capacidad de almacenar de manera eficiente y organizar archivos a través de un sistema conduce a un aumento de la productividad y reduce los problemas derivados del manejo de documentos en papel.

La administración de documentos comenzó en la década de los 80, con desarrolladores de software que buscaban combinar documentos tradicionales basados en papel con nuevas tecnologías digitales. Hoy en día ésta ya abarca todos los documentos y archivos físicos y electrónicos, y proporcionan almacenamiento de metadatos, seguridad y funciones de indexación y recuperación.

Disrupción documental

Las empresas necesitan establecer una estrategia de transformación digital para asegurarse de que están respondiendo a estos cambios siguiendo el ritmo del mercado.

Según la encuesta ‘La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar’, realizada por AIIM -comunidad global de profesionales de la información-, en las empresas actuales frecuentemente hay servicios de colaboración dispares, soluciones de compartición de documentos y productos de workflow que no están interconectados ni integrados. Además, podemos encontrar lo siguiente:

  • 56% de las empresas tienen un sistema de gestión documental o Enterprise Content Management (ECM), muchas veces basado en sharepoint, pero el personal mayoritariamente utiliza la compartición de ficheros habitual.
  • El 31% considera que sus sistemas ECM son demasiado complicados.
  • El 55% hace uso de carpetas compartidas para reunir documentación de soporte.
  • El 71% comparte a través de unidades de red y el 15% lo hace mediante archivos compartidos en la nube.
  • El 48% de los encuestados cree que a los usuarios no se les da una fácil elección de dónde archivar las cosas.
  • El 32% está de acuerdo en la necesidad de extender la capacidad de aprobación a dispositivos móviles.

Caminar hacia la transformación digital del negocio

Las organizaciones deben evolucionar ahora para abordar el cambiante panorama empresarial. Los líderes empresariales quieren que los departamentos de IT se centren en resultados empresariales, innovación y mejora continua.

Por ello, la transformación digital del negocio es el último reto de la gestión del cambio. Impacta no sólo las estructuras de la industria y el posicionamiento estratégico, sino que afecta a todos los niveles de la organización -cada tarea, actividad y proceso-, e incluso su cadena de suministro.

Los CIOs deben desafiar constantemente a sus organizaciones para asegurar que este cambio puede desbloquear ganancias de productividad y ventajas competitivas significativas, a la vez que ofrecen una experiencia excepcional al cliente.

Las 5 formas en que el archivado estructurado ofrece ventajas empresariales

  1. Desactivación de aplicaciones heredadas

Un entorno de IT típico contiene sistemas compuestos de aplicaciones y datos que han sido reemplazados por nuevas soluciones o heredados como resultado de fusiones o adquisiciones empresariales. Esas aplicaciones son de poco valor para el negocio, pero deben ser mantenidas y soportadas para asegurar el acceso a los datos que poseen, que a menudo son necesarios para cumplir con regulaciones y normativas, y para apoyar a informes y auditorías.

En la actualidad, las soluciones de archivado de información permiten que las aplicaciones heredadas se cierren y se desactiven, lo que ahorra costes asociados en el soporte y mantenimiento. La información archivada permanece accesible garantizando el soporte para informes, auditorías o políticas de retención de datos.

  1. Conservación a largo plazo ygestión de la retención documental

Una única e integrada suite puede crear eficiencia. La información creada por una aplicación a menudo necesita accesibilidad para las personas que crearon los datos, incluyendo personal comercial, gerentes de marketing y auditores. Las soluciones de archivado de datos que permiten que la información de múltiples aplicaciones sea puesta a disposición de usuarios autorizados tanto de dentro como de fuera de la organización son el nuevo estándar en gestión de la información y accesibilidad.

  1. Optimización del rendimiento de las aplicaciones

La implementación de una tecnología de archivado activo puede aliviar la acumulación de cantidades masivas de datos, liberando recursos de rendimiento para agilizar las aplicaciones. Además, una estrategia de archivo activa soporta los objetivos de cumplimiento legales en los mandatos de retención de una organización. Muchos sistemas de archivos existentes no proporcionan las características y funciones necesarias para cumplir con las políticas de gestión de información de una empresa para la gestión de la retención.

  1. Mejorar la gobernanza de la Información

Muchos CIOs y administradores de IT están impulsando cambios de infraestructura. Los líderes empresariales quieren redefinir la gestión de datos e impulsar la mejora de la gestión de la información. Mediante la implementación de soluciones de archivado de vanguardia y una sólida estrategia de gobierno de datos, las organizaciones están realizando una reducción significativa en su infraestructura de IT y por lo tanto una reducción de costes significativa en los presupuestos de IT en la empresa. 

  1. Gestión del crecimiento Exponencial

A través de la implementación de un programa de archivo, las organizaciones pueden comenzar a gestionar el crecimiento exponencial de la información mientras mantienen la gobernanza de la información.

El futuro de la gestión documental

El enfoque se está desplazando desde las muchas dimensiones de gestión de un ECM (gestión de documentos, gestión de registros, gestión de derechos digitales, gestión de activos digitales, gestión de contenidos web, etc.) hacia dimensiones basadas en resultados con más integración y foco en la solución.

Por supuesto, esto no significa que la parte de gestión no sea importante, sino al contrario. No es sólo sobre la perspectiva tecnológica. Es mucho más de lo que era. La gestión documental tiene ahora un nuevo significado.

 

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