Conforme pasan los años en los que una empresa va desarrollando su actividad, se van acumulando irremediablemente miles de papeles en nuestros archivos. Esto hace que en algún momento se nos quede pequeño y nos planteemos si debemos seguir conservándolos. En algún caso, incluso, nos planteamos si podemos conservarlos digitalmente, ya que hoy en día la mayor parte de las empresas cuentan con soluciones de almacenamiento en la nube, sistemas de almacenamiento propios como NAS, y copias de seguridad localizadas y deslocalizadas que hace más seguro este tipo de almacenamiento que el clásico archivo de papel. ¿Pero la solución de almacenamiento digital es válida para la Agencia Tributaria?

Hay documentos como los notariales, las variaciones censales, las actas de inspección, los contratos mercantiles, los libros de contabilidad, y las cuentas anuales firmadas, que se deben conservar durante toda la vida del negocio. No ocurre lo mismo con nuestros albaranes y facturas, que sirven de soporte a nuestras declaraciones de impuestos.

Veamos por tanto, cuánto tiempo debemos conservar esta documentación, y si podemos hacerlo digitalmente.

Tiempo de obligación de conservar las facturas

A pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años desde la fecha de presentación del impuesto, según establece el Código de Comercio, se deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

Excepciones a tener en cuenta:

  • Las facturas de inmovilizado se deben conservar durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de amortizaciónmás los 4 años de prescripción fiscal.
  • Impuesto de Sociedades, compensación de bases imponibles negativas: la documentación deberá conservarse  durante el plazo que medie desde que se genera dicha base negativa, hasta que ésta sea compensada en su totalidad más los 4 años de prescripción del ejercicio. Teniendo en cuenta además, que:
    • La  Administración cuenta con un plazo máximo de 10 años para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación y
    • No existe límite temporal para compensar dichas bases negativas.

¿Se pueden guardar las facturas electrónicamente?

Aquí lo que nos dice la Agencia Tributaria es que los documentos se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación, la integridad de su contenido y legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Por lo tanto, no existe obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas.

 Consideraciones a tener en cuenta para digitalizar las facturas:

  • No sirve que simplemente las escaneemos, estas sólo serán válidas y aceptadas por la administración, si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria, de manera que la empresa garantice al inspector que la copia digital es exacta al original.

¿Debemos conservar los albaranes?

Se deben conservar desde el momento en el que en una factura se hace mención a un albarán, por ejemplo que la línea de la factura diga que estamos facturando el albarán “X”, por importe de “X”. Estos se deben conservar grapados o anexados, según se conserven físicamente o digitalmente.

Sin embargo, si en las facturas se detalla la información de cada una de las operaciones recogidas en los albaranes, ya sí es posible deshacernos de ellos, puesto que la información recogida en los albaranes ya se encuentra contenida en la propia factura.

Dicho todo lo anterior, os deseo que no tengáis que recurrir a ello más que para vuestras propias consultas, de no ser así, ya sabéis lo que significa…, que tendréis que buscar ayuda ante una inspección, y quién mejor que CE Consulting Empresarial para ayudaros.

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